Informatie
De afgelopen jaren is geïnvesteerd in de digitale werkplek, die zorgt dat medewerkers overal en altijd hun werk kunnen doen. Dit heeft ervoor gezorgd dat we gedurende de Corona crisis direct thuis verder konden werken.
In 2021 implementeren we het laatste deel van de digitale werkplek. Hoe de verhouding tussen thuis en kantoor ook wordt, deze zal ondersteund worden. We kiezen voorzieningen die digitaal samenwerken en digitaal overleggen ondersteunen, zowel binnen en buiten de organisatie. We zorgen ervoor dat mensen die digitaal deelnemen aan een overleg, waarbij ook mensen fysiek bij elkaar zijn, volwaardig deelnemer aan het gesprek zijn. Vanzelfsprekend houden we de aspecten rondom informatieveiligheid, privacy en informatiebeheer hiervoor op orde.
Naast het verder digitaliseren van de producten en diensten, gaan we de organisatie en de stad verder ondersteunen in het data-gestuurd werken. En zetten we ook intern het programma Open en Weerbaar voort, het programma dat zich richt op informatieveilig werken. In 2021 verbeteren we digitale identiteitsvoorzieningen, de ondersteuning van het gebruik van open data en we publiceren onze sensoren in een register. Tenslotte gaan we samen met het NTC pilots aan op het gebied van 5G om zowel de mogelijkheden voor de industrie te onderzoeken, maar ook ervoor te zorgen dat deze techniek ethisch verantwoord wordt ingezet.
Steeds meer digitaal werken noopt ook tot het verbeteren van ons informatiebeheer op basis van een archiefverbeterplan (project loopt door tot medio 2022) en voorbereiden van de ontwikkeling van het e-depot.
Facilitaire zaken
Corona stelt geheel nieuwe eisen aan onze huisvesting. We zorgen ervoor dat alle dienstgebouwen zo zijn ingericht dat de medewerkers op een verantwoorde en veilige manier kunnen werken, vergaderen en ontmoeten en bezoekers op een verantwoorde en veilige manier de dienstpanden van de gemeente kunnen betreden.
Daarnaast vraagt ons fysieke toegangsbeleid om aanscherping. Er is besloten om toegangspoorten te gaan plaatsen in de dienstgebouwen Stadhuis en Mariënbeurs. Door het opwerpen van deze fysieke en elektronische barrières wordt een relevante verbetering aangebracht in het creëren van een veilige werkomgeving in de niet publiekelijk toegankelijke gedeeltes van beide dienstgebouwen voor medewerkers en bestuurders.
Communicatie
Goede interne communicatie helpt medewerkers ook open te staan voor verschillende belangen en eventuele weerstand van extern. Het geeft medewerkers weerbaarheid, vertrouwen en de volledige informatie die nodig is om vragen te beantwoorden of op kritiek te reageren. Voor de activiteiten waar we ons het komende jaar op gaan richten, verwijzen we naar de programmatekst Bestuur en Organisatie.
Juridische Zaken
In onze adviserende rol kijken we mee met de beleidsmakers van andere afdelingen. Als we onze plannen voor en met de stad ook echt willen waarmaken, wat is er dan nodig om dit met recht te doen.
Wij zorgen ervoor dat we tijdig aan tafel komen bij juridische adviseringsvraagstukken, ter ondersteuning van bestuur en organisatie bij beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering. Daarnaast voeren we de regie op de inzet van de stadsadvocaat. Ook toetsen we de juridische kwaliteit van alle college- en raadsvoorstellen op een aantal algemene criteria.
Financiën
De producten in de planning en control-cyclus komen tot stand door een intensieve samenwerking in onze gemeentelijke organisatie. We werken continue aan de verbetering van deze producten, zodat ze ons bestuur maximaal ondersteunen in de besluitvorming. Tijdige informatievoorziening is cruciaal.
Stadscontrol
Stadscontrol is gericht op het versterken van de organisatiebeheersing en –sturing, zodat de gemeente met redelijke zekerheid haar vastgestelde doelen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst, wetgeving en procedures naleeft, over betrouwbare financiële en beheerinformatie beschikt, effectief en efficiënt werkt en de beschikbare middelen economisch inzet, activa waaronder persoonsgevoelige gegevens en bedrijfskritieke informatie beschermt en fraude voorkomt.
Weerbaarheid
Het versterken van de weerbaarheid van de organisatie door het stellen van verwachtingen aan en ondersteunen van gemeente brede organisatiebeheersing om grip te krijgen op onze werkprocessen, kansen te benutten en tijdig risico’s te identificeren. Dit doen we bijvoorbeeld door het uitvoeren van procesdoorlichtingen.
Slagkracht
Het vergroten van onze slagkracht door het bieden van extra zekerheid over de effecten van voorgenomen (verbeter)voorstellen en het zelfstandig in gang zetten van verbeterslagen. Dit doen we bijvoorbeeld door het regelmatig voeren van prestatiedialogen en het meelezen cq. adviseren op belangrijke gemeentelijke dossiers.
Vertrouwelijkheid
Het borgen van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie door het coördineren en regisseren van informatiebeveiligingsmaatregelen om persoonsgevoelige gegevens en bedrijfskritieke data te beveiligen. Dit doen we bijvoorbeeld door het uitvoeren van audits en het voeren van bewustwordingstrajecten rondom informatieveiligheid.
Goed openbaar bestuur
Het toezien op goed openbaar bestuur met specifieke aandacht voor het bestrijden van fraude en aandacht voor integriteit. Zo is de rol van Functionaris Gegevensbescherming belegd in team Stadscontrol en zal deze handelen wanneer er incidenten optreden of bepaalde patronen herhaaldelijk terugkomen.
Leercyclus
Het versterken van de leercyclus binnen de organisatie door het uitvoeren van onderzoek en audits naar onder meer samenwerking, cultuur en informatiestromen binnen de interne organisatie en de externe omgeving door te kijken naar heden, verleden en toekomst. We organiseren o.a. evaluatieonderzoeken, zoals over het handelen rondom het beveiligingslek van thuiswerkplek Citrix en het verloop van de samenwerking van de gemeentelijke organisatie rondom COVID-19.